Наши кейсы

Автоматизация работы с клиентами и поставщиками, работа с задачами

Автоматизация доставки, создание бонусной системы

Автоматизация распределения участников по командам на бизнес-курсе

Создание платформы для проведения бизнес-курсов и аналитики

Автоматизация документооборота

Автоматизация процессов в ТОО "Акватория-Актобе"

Компания специализируется на эффективных решениях всех проблем, связанных с использованием воды в быту и на производстве.  Компания предлагает внедрение проектов энергосбережения, ресурсо- и энергосберегающих технологий, которые дают возможность оптимизировать затраты на потребляемые ресурсы и сделать Ваше дело более прибыльным и успешным.

  1. Проведен ряд интервью с руководством компании и лицами – ключевыми участниками рабочих процессов.

  2. Определен и описан перечень рабочих процессов компании Клиента, подлежащих оптимизации и автоматизации, для дальнейшего внедрения корпоративного портала Битрикс24. Рассмотрены рабочие процессы отдела продаж (розница, оптовые продажи, активные продажи), производства, сервисного отдела.

  3. Собраны образцы и шаблоны документов, которые участвуют в рабочих процессах.

  4. Определены заинтересованные в результате внедрения корпоративного портала лица, а также лица, которые будут участвовать в процессе внедрения в качестве рабочей группы.

  5. Определены измеримые цели проекта по внедрению корпоративного портала Битрикс24 и соответствующие критерии успеха.

  6. Определены основные риски, ограничения и допущения проекта по внедрению корпоративного портала Битрикс24.

  7. Определен и описан дальнейший план работ по внедрению корпоративного портала Битрикс24, определены предварительные сроки проекта и предварительная стоимость проекта.
  1. Для компании «Акватория-Актобе» зарегистрирован корпоративный портал Битрикс24, произведены общие настройки системы: настроена возможность подключения почтовых ящиков, настроены структура компании и права доступа к разделам модуля CRM. Администратор портала обучен работать с пользователями на портале (приглашение новых, увольнение), подключать, настраивать и удалять почтовые ящики.

  2. Настроены стандартные аналитические отчеты Битрикс24.

  3. Проведено обучение рабочей группы (5-7 человек) по использованию модулей «Живая лента», «Задачи», «Группы», «Чат и звонки», «Диск» корпоративного портала Битрикс24. Предоставлены материалы для самостоятельного изучения работы с данными модулями. В случае проведения обучения в режиме онлайн, предоставлена запись обучения.

  4. Проведена конференция с руководителями компании по мониторингу показателей работы пользователей в Битрикс24.
  1. В модуле CRM «Сделки» настроены воронки «Оптовые продажи» и «Инженерный отдел», в которых сотрудниками ведется учет заявок от клиентов и работа с ними. При заявке от клиента менеджер создает новую сделку, в которой хранятся данные о клиенте, планируются дальнейшие действия, хранится история коммуникаций с клиентом, ведется переписка по почте. В воронке сделки настроен генератор документов, который позволяет в один клик сформировать коммерческое предложение и договор по шаблону, автоматически заполнив все имеющиеся в системе данные (перечень товаров, реквизиты клиента и т.п.).

  2. После согласования Договора процесс автоматически создает заявку поставщику в воронке «Работа с поставщиками», в которой ведется учет работы с поставщиками. После завершения работы с поставщиками менеджер при необходимости планирует доставку Клиенту. Создается уведомление логисту, который утверждает дату и время доставки. Создается уведомление кладовщику о необходимости отпуска товара. Создается задача курьеру на доставку товара.

  3. Автоматизирован бизнес-процесс (уведомления, генерация документов, согласование договора, создание заявки для работы с поставщиками, постановка задач курьеру и т.п.).

  4. В модуле CRM «Сделки» настроена воронка «Просчет спецификаций», в которой сотрудниками оптового отдела ведется учет заявок от клиентов на просчет спецификаций для закладывания в проект и закупа в будущем. В воронке сделки настроен генератор документов, который позволяет в один клик сформировать коммерческое предложение и договор по шаблону, автоматически заполнив все имеющиеся в системе данные (перечень товаров, реквизиты клиента и т.п.). После просчета спецификации, при дальнейшем обращении, менеджер в один клик создает новую заявку на закуп и работает в воронке «Оптовые продажи».

  5. Проведено обучение рабочей группы (5-7 человек) работе с модулем «CRM» и с бизнес-процессами. Предоставлены материалы для самостоятельного изучения работы с модулем CRM, предоставлена запись обучения. После начала работы с процессом организована поддержка администратора портала по решению вопросов, возникающих у пользователей конкретно по данным процессам.

  6. Проведена конференция по разбору возникших вопросов и пожеланий в ходе работы через 2 недели после начала работы с процессом, внесены изменения в процесс работы с учетом пожеланий пользователей.
  1. В модуле CRM «Сделки» настроена воронка «Заявки сервиса», в которой сотрудниками сервисного отдела ведется учет заявок на монтаж и сервисное обслуживание оборудования. Диспетчер принимает заявку от клиента и вносит ее в CRM. После заполнения всех данных диспетчер в один клик создает задачу монтажникам, в которой указаны данные клиента. Монтажник оперативно получает задачу на мобильный телефон и может самостоятельно выбирать очередность выполнения заказов с учетом эффективного распределения рабочего времени. После завершения задачи заявка клиента автоматически завершается, диспетчер получает уведомление о завершении заказа.

  2. Автоматизирован бизнес-процесс (уведомления, создание задач для монтажников и т.п.).

  3. Подключена IP-телефония

  4. Проведено обучение рабочей группы (5-7 человек) работе с модулем «CRM» и с процессом «Заявки сервиса». Предоставлены материалы для самостоятельного изучения работы с модулем CRM, предоставлена запись обучения. После начала работы с процессом организована поддержка администратора портала по решению вопросов, возникающих у пользователей конкретно по данному процессу.

  5. Проведена конференция по разбору возникших вопросов и пожеланий в ходе работы через 2 недели после начала работы с процессом, внесены изменения в процесс работы с учетом пожеланий пользователей.
nazy

Автоматизация доставки и создание бонусной системы в цветочном магазине "NAZY Flowers"

Компания занимается продажей цветов, букетов и подарков.

Клиент обратился к нам со следующими вопросами:

  • В компании отсутствовала четкая система работы с клиентами, на учет продаж тратилось значительное количество времени, его необходимо сократить;
  • Доставки фиксировались в бумажном журнале доставок, курьеры не получали информацию своевременно и не могли строить оптимальный маршрут доставок;
  • Для увеличения лояльности клиентов Клиент хотел внедрить бонусную систему, но имел неудачный опыт с внедрением из-за отсутствия актуальной клиентской базы.
В ходе бизнес-диагностики мы определили ключевые проблемные места в процессах Клиента, ответственных сотрудников, спроектировали процесс работы с клиентами в магазине и при доставке. Бонусную систему решили создать на бизнес-процессах Битрикс24.

В ходе общей настройки Битрикс24 мы разработали карточку клиента, создали воронки продаж для магазина и доставки, настроили аналитические отчеты, добавили сотрудников.

Для удобства продавцов была создана мобильная форма для оформления заказа в торговом зале, не подходя к кассе. Продавец забивает имя и телефон клиента, выбирает товар, указывает сумму и заказ создается в системе. 

Проведено обучение для продавцов по работе с системой, предоставлена запись и материалы для дополнительного изучения.

Бонусная система была реализована на бизнес-процессах Битрикс24. 

При покупке в карточке сделки после выбора клиента отображалось количество накопленных бонусов. При необходимости продавец мог списать желаемую сумму. С каждой покупки после завершения сделки Клиенту начисляется определенный процент.

Была подключена система SMS рассылок для уведомлений о начислении и списании бонусов.

Для автоматизации сбора заявок была подключена IP телефония. При звонке от клиента автоматически создается сделка, оператор заносит данные о заказе.

После сбора данных заказ автоматически отправляется на сборку флористу (при условии, что заказан не готовый букет) — ставится задача, которую флорист завершает после выполнения заказа. 

Автоматически создается задача на доставку курьеру, в задачу передаются данные Клиента, срок завершения ставится из даты доставки, которую указал оператор. Курьер получает задачу на мобильном телефоне.

После доставки курьер делает фотоотчет, прикладывает его к задаче и завершает ее. Через 10 минут Клиенту приходит SMS с просьбой оценить качество доставки и ссылкой на форму оценки.

Было проведено обучение для операторов и курьеров по работе с системой заказов, предоставлена запись обучения.

Также, проведено обучение для собственника по работе с аналитическими отчетами.

Автоматизация распределения участников по командам на одном из бизнес-курсов "Like Центр"

Без названия (1)

Like Центр — это одна из образовательных компаний в России, основанная в 2015 году известным предпринимателем Аязом Шабутдиновым. В 2020 году Like Центр занял 5 место в рейтинге EdTech-компаний России (РБК) и вошел в топ-100 лучших EdTech-компаний России и СНГ (HolonIQ). За 5,5 лет мероприятия посетили более 1,4 млн человек. Обучение по программам прошли более 400 тысяч предпринимателей. Активные бизнес-сообщества Like Центра открыты в 163 городах России и СНГ.

На одном из бизнес-курсов участники распределяются по командам от 6 до 10 человек, назначается Лидер команды, команды распределяются между Трекерами для мониторинга результатов и помощи в прохождении курса.

В связи с ростом количества участников, одновременно проходящих курс, возникла необходимость в изменении подхода к распределению участников на команды для сокращения затрат времени на этот процесс.

В ходе анализа ситуации была предложена реализация на Битрикс24 как на гибком и интегрируемом с другими системами инструменте.

В рамках разработки технического задания была создана карта процесса в нотации BPMN 2.0.

В компании существовал чат-бот Telegram, который являлся основным источником уведомлений и поддержки, а также собирал данные об участниках через анкетирование.

Было принято решение создать интеграцию с приложением чат-бота и забирать в Битрикс24 данные об участниках. При заполнении данных в чат-боте после определенного этапа данные передаются в Битрикс24, создается карточка контакта и карточка распределения в воронке сделок.

Распределение на команды происходит по сфере деятельности участника. Также учитывается город, уровень дохода и наличие бизнеса.

Карточки распределения попадают ответственному за сферу деятельности. Для ответственного настроено списочное отображение сделок, в котором он видит необходимые параметры.

На списках Битрикс24 создан алгоритм, который упаковывает команды по достижению определенного количества человек и распределяет команды равномерно по Трекерам. В этот список карточка распределения автоматически попадает после того, как ответственный за направление переводит ее в стадию «Распределение». При достижении необходимого количества человек  алгоритм создает команду (карточку Компании в Битрикс24), добавляет в нее участников и переводит все карточки распределения этих участников в конечную стадию «В команде». 

Также в карточке распределения создана функция создания неполной команды (в случае, если участников не хватает), а также функция добавления участника в неполную команду (в случае, когда участник заходит на обучение после основного потока распределения по командам).

В случае, если участник решает прекратить обучение, в команде создана функция исключения участника — отмеченный участник удаляется из команды, команда помечается как неполная для возможности добавления других участников, а карточка распределения переводится в стадию «Выбыл». С функцией исключения участника из команды работает Трекер.

Настроены права доступа к участникам, каждый Трекер видит только свои команды и участников. Права доступа изменяются системой автоматически в зависимости от выбранного Трекера.

Вся работа с распределением по сути сосредоточена только в карточке распределения (Сделки Битрикс24) и заключается в переводе сделки в стадию «Распределение». В списочном представлении это происходит в один клик мышкой на нужной стадии. 

Созданный алгоритм распределения состоит в общем из 25 бизнес-процессов, находящихся в Сделках, Контактах, Компаниях и Списках. 

Наше решение позволило сократить время распределения с недели (в среднем) до четырех часов, и это при том, что количество участников, одновременно проходящих курс, увеличилось более чем в 2 раза и максимально составляло 3500 человек. При этом мы сократили количество человек, участвующих в распределении, с 15 до 3. Также, мы смогли сохранить аналитический подход к распределению и решение о том, какие участники в какой команде окажутся, по прежнему принимается ответственными по каждому участнику.

Был создан журнал распределения, в котором отражаются по каждому Трекеру:

  • количество команд
  • количество человек
  • ссылки на карточки команд

Также, настроена аналитика по распределению:

  • количество человек по стадиям
  • Количество выбывших
  • Среднее время нахождения участника в воронке до распределения в команду

Была создана CRM форма для контроля посещения дополнительных занятий.

dialog

Создание платформы учебного проекта для ЧУ "Диалог"

Диалог — консалтинговая компания  с опытом осуществления крупных обучающих проектов для предпринимателей по всему Казахстану по заказу ЕБРР, Вritish Рetroleum, Shell, Международной Организации Труда. Тренинги, построенные на многолетней консалтинговой практике проводят профессиональные сертифицированные тренера – консультанты, прошедшие обучение в США, Израиле, Германии.

Для проекта «Женщины в микробизнесе» необходима платформа, которая позволит:

  • Организовать сбор и обработку заявок от участниц
  • Организовать доску объявлений, чат нетворкинга, распределение по группам участниц
  • Организовать доступ к учебным материалам курса.
  • Своевременно информировать участниц о занятиях и важных событиях
  • Упростить коммуникацию с тренерами, организовать запись на консультации к тренерам, получить обратную связь
  • Собирать и анализировать данные в ходе обучения по каждой участнице в частности и курсу в целом

Для реализации задач был выбран корпоративный портал Битрикс24. 

Создана анкета на базе CRM-формы для регистрации заявки на участие в проекте. На основании полученных данных система автоматически просчитывает итоговую оценку заинтересованности участницы в обучении, распределяет входящие заявки по операторам в зависимости от выбранных критериев.

Участницы приглашаются как Экстранет-пользователи в группу Нетворкинга, далее распределяются по группам обучения. Для удобства информирования участниц о событии, они устанавливают приложение Битрикс24 на смартфон.

В группах обучения публикуется информация о предстоящих событиях, настроен доступ к материалам курса, хранящимся на Диске Битрикс24.

Создана CRM-форма для записи на консультацию к Тренеру после прохождения соответствующего модуля, где участница может выбрать доступное время и тренера (реализовано на бронировании ресурсов Битрикс24).

Создана CRM-форма для оценки консультации Тренера, данные собираются для дальнейшей аналитики.

Подключена система SMS информирования как дополнительный канал коммуникации с участницами.

В течение 6 месяцев наши специалисты ведут проект и решают оперативные вопросы, а также строят аналитические отчеты.

Автоматизация документооборота в одной из нефтяных компаний Казахстана

oil

Клиент обратился к нам, чтобы решить следующие задачи:

  • Сократить и в дальнейшем исключить бумажный документооборот в компании
  • Сократить время согласования и учета документов
  • Исключить возможность движения документов в обход процесса согласования
  • Создать базу документов для внешних аудиторов
  • Организовать отслеживание истории каждого документа, вне зависимости от того, был он утвержден или нет
  • Организовать работу с задачами в компании
Нами была предложена платформа Битрикс24, которая частично отвечала требованиям Клиента в стандартной конфигурации, а также разработка собственного модуля Генератора документов для полной реализации поставленных задач.
 
Всего было необходимо автоматизировать согласование 7 основных и 6 вспомогательных документов.
Были разработаны и утверждены карты процессов по каждому из 7 основных документов в нотации BPMN 2.0, разработаны шаблоны документов для генерации.

Создано приложение-конструктор документов для бизнес-процессов в живой ленте (активити), который по шаблону будет генерировать документ и заполнять его необходимыми данными. 

Особенность конструктора заключается в том, что он имеет возможность вставки в шаблон документа в формате .docx, который прикладывает сотрудник для согласования. Это позволяет сохранить гибкость редактирования документов и максимально упростить работу для конечных пользователей, которые создают документы в привычном для них Word.

Также в конечный документ добавляются факсимиле подписей сотрудников, принимавших участие в согласовании документа. Эти факсимиле хранятся в защищенном разделе Битрикс24 и добавляются самими сотрудниками.

Документ генерируется в формате PDF и прикрепляется к записи в журнале документов. Для генерации используется разработанный шаблон в формате .docx, в который вместо переменных подставляются необходимые значения из процесса согласования. 

По сути, на выходе мы получаем скан подписанного и согласованного документа.

Были автоматизированы маршруты документов:

  • Согласование внутренних документов (заявки, приказы и т.п.)
  • Командировки
  • Счета на оплату
  • Закуп
  • Входящая и исходящая корреспонденция
  • Отпуск и отсутствия
  • Переработки

Общая схема работы с согласованием:
Сотрудник инициирует согласование в Живой ленте, выбирает необходимый тип документа, выбирает участников согласования и их очередность, прикладывает документ Word, который необходимо согласовать, в зависимости от выбранного документа вводит дополнительные данные и запускает процесс.

В журнале документов создается запись о новом согласовании, в записи хранится актуальная информация по согласованию и полная история действий с документом.
 
Каждый из согласующих по очереди получает документ, одобряет или отклоняет его, в зависимости от типа документа вводит дополнительную информацию. После прохождения согласования вся необходимая информация передается в приложение-генератор документов, который создает конечный PDF файл, доступный для работы.
 
Реализована гибкая система прав доступа к документам, которая настраивается пользователем при запуске согласования.
 
Реализована функция создания документов на основании уже существующих документов, сохраняется и отслеживается цепочка связей.
 
Создан алгоритм автоматической нумерации документов в зависимости от компании (их 6), отдела сотрудника и типа документа.
 
Создана динамическая система уведомлений об изменениях в согласовании для сотрудников, участвующих в процессе.
 
За работу системы согласования отвечают более 40 бизнес-процессов в Живой ленте.