Наши кейсы
Автоматизация процессов в ТОО "Акватория-Актобе"
Компания специализируется на эффективных решениях всех проблем, связанных с использованием воды в быту и на производстве. Компания предлагает внедрение проектов энергосбережения, ресурсо- и энергосберегающих технологий, которые дают возможность оптимизировать затраты на потребляемые ресурсы и сделать Ваше дело более прибыльным и успешным.
- Проведен ряд интервью с руководством компании и лицами – ключевыми участниками рабочих процессов.
- Определен и описан перечень рабочих процессов компании Клиента, подлежащих оптимизации и автоматизации, для дальнейшего внедрения корпоративного портала Битрикс24. Рассмотрены рабочие процессы отдела продаж (розница, оптовые продажи, активные продажи), производства, сервисного отдела.
- Собраны образцы и шаблоны документов, которые участвуют в рабочих процессах.
- Определены заинтересованные в результате внедрения корпоративного портала лица, а также лица, которые будут участвовать в процессе внедрения в качестве рабочей группы.
- Определены измеримые цели проекта по внедрению корпоративного портала Битрикс24 и соответствующие критерии успеха.
- Определены основные риски, ограничения и допущения проекта по внедрению корпоративного портала Битрикс24.
- Определен и описан дальнейший план работ по внедрению корпоративного портала Битрикс24, определены предварительные сроки проекта и предварительная стоимость проекта.
- Для компании «Акватория-Актобе» зарегистрирован корпоративный портал Битрикс24, произведены общие настройки системы: настроена возможность подключения почтовых ящиков, настроены структура компании и права доступа к разделам модуля CRM. Администратор портала обучен работать с пользователями на портале (приглашение новых, увольнение), подключать, настраивать и удалять почтовые ящики.
- Настроены стандартные аналитические отчеты Битрикс24.
- Проведено обучение рабочей группы (5-7 человек) по использованию модулей «Живая лента», «Задачи», «Группы», «Чат и звонки», «Диск» корпоративного портала Битрикс24. Предоставлены материалы для самостоятельного изучения работы с данными модулями. В случае проведения обучения в режиме онлайн, предоставлена запись обучения.
- Проведена конференция с руководителями компании по мониторингу показателей работы пользователей в Битрикс24.
- В модуле CRM «Сделки» настроены воронки «Оптовые продажи» и «Инженерный отдел», в которых сотрудниками ведется учет заявок от клиентов и работа с ними. При заявке от клиента менеджер создает новую сделку, в которой хранятся данные о клиенте, планируются дальнейшие действия, хранится история коммуникаций с клиентом, ведется переписка по почте. В воронке сделки настроен генератор документов, который позволяет в один клик сформировать коммерческое предложение и договор по шаблону, автоматически заполнив все имеющиеся в системе данные (перечень товаров, реквизиты клиента и т.п.).
- После согласования Договора процесс автоматически создает заявку поставщику в воронке «Работа с поставщиками», в которой ведется учет работы с поставщиками. После завершения работы с поставщиками менеджер при необходимости планирует доставку Клиенту. Создается уведомление логисту, который утверждает дату и время доставки. Создается уведомление кладовщику о необходимости отпуска товара. Создается задача курьеру на доставку товара.
- Автоматизирован бизнес-процесс (уведомления, генерация документов, согласование договора, создание заявки для работы с поставщиками, постановка задач курьеру и т.п.).
- В модуле CRM «Сделки» настроена воронка «Просчет спецификаций», в которой сотрудниками оптового отдела ведется учет заявок от клиентов на просчет спецификаций для закладывания в проект и закупа в будущем. В воронке сделки настроен генератор документов, который позволяет в один клик сформировать коммерческое предложение и договор по шаблону, автоматически заполнив все имеющиеся в системе данные (перечень товаров, реквизиты клиента и т.п.). После просчета спецификации, при дальнейшем обращении, менеджер в один клик создает новую заявку на закуп и работает в воронке «Оптовые продажи».
- Проведено обучение рабочей группы (5-7 человек) работе с модулем «CRM» и с бизнес-процессами. Предоставлены материалы для самостоятельного изучения работы с модулем CRM, предоставлена запись обучения. После начала работы с процессом организована поддержка администратора портала по решению вопросов, возникающих у пользователей конкретно по данным процессам.
- Проведена конференция по разбору возникших вопросов и пожеланий в ходе работы через 2 недели после начала работы с процессом, внесены изменения в процесс работы с учетом пожеланий пользователей.
- В модуле CRM «Сделки» настроена воронка «Заявки сервиса», в которой сотрудниками сервисного отдела ведется учет заявок на монтаж и сервисное обслуживание оборудования. Диспетчер принимает заявку от клиента и вносит ее в CRM. После заполнения всех данных диспетчер в один клик создает задачу монтажникам, в которой указаны данные клиента. Монтажник оперативно получает задачу на мобильный телефон и может самостоятельно выбирать очередность выполнения заказов с учетом эффективного распределения рабочего времени. После завершения задачи заявка клиента автоматически завершается, диспетчер получает уведомление о завершении заказа.
- Автоматизирован бизнес-процесс (уведомления, создание задач для монтажников и т.п.).
- Подключена IP-телефония
- Проведено обучение рабочей группы (5-7 человек) работе с модулем «CRM» и с процессом «Заявки сервиса». Предоставлены материалы для самостоятельного изучения работы с модулем CRM, предоставлена запись обучения. После начала работы с процессом организована поддержка администратора портала по решению вопросов, возникающих у пользователей конкретно по данному процессу.
- Проведена конференция по разбору возникших вопросов и пожеланий в ходе работы через 2 недели после начала работы с процессом, внесены изменения в процесс работы с учетом пожеланий пользователей.
Автоматизация доставки и создание бонусной системы в цветочном магазине "NAZY Flowers"
Компания занимается продажей цветов, букетов и подарков.
Клиент обратился к нам со следующими вопросами:
- В компании отсутствовала четкая система работы с клиентами, на учет продаж тратилось значительное количество времени, его необходимо сократить;
- Доставки фиксировались в бумажном журнале доставок, курьеры не получали информацию своевременно и не могли строить оптимальный маршрут доставок;
- Для увеличения лояльности клиентов Клиент хотел внедрить бонусную систему, но имел неудачный опыт с внедрением из-за отсутствия актуальной клиентской базы.
В ходе общей настройки Битрикс24 мы разработали карточку клиента, создали воронки продаж для магазина и доставки, настроили аналитические отчеты, добавили сотрудников.
Для удобства продавцов была создана мобильная форма для оформления заказа в торговом зале, не подходя к кассе. Продавец забивает имя и телефон клиента, выбирает товар, указывает сумму и заказ создается в системе.
Проведено обучение для продавцов по работе с системой, предоставлена запись и материалы для дополнительного изучения.
Бонусная система была реализована на бизнес-процессах Битрикс24.
При покупке в карточке сделки после выбора клиента отображалось количество накопленных бонусов. При необходимости продавец мог списать желаемую сумму. С каждой покупки после завершения сделки Клиенту начисляется определенный процент.
Была подключена система SMS рассылок для уведомлений о начислении и списании бонусов.
Для автоматизации сбора заявок была подключена IP телефония. При звонке от клиента автоматически создается сделка, оператор заносит данные о заказе.
После сбора данных заказ автоматически отправляется на сборку флористу (при условии, что заказан не готовый букет) — ставится задача, которую флорист завершает после выполнения заказа.
Автоматически создается задача на доставку курьеру, в задачу передаются данные Клиента, срок завершения ставится из даты доставки, которую указал оператор. Курьер получает задачу на мобильном телефоне.
После доставки курьер делает фотоотчет, прикладывает его к задаче и завершает ее. Через 10 минут Клиенту приходит SMS с просьбой оценить качество доставки и ссылкой на форму оценки.
Было проведено обучение для операторов и курьеров по работе с системой заказов, предоставлена запись обучения.
Также, проведено обучение для собственника по работе с аналитическими отчетами.
Автоматизация распределения участников по командам на одном из бизнес-курсов "Like Центр"
Like Центр — это одна из образовательных компаний в России, основанная в 2015 году известным предпринимателем Аязом Шабутдиновым. В 2020 году Like Центр занял 5 место в рейтинге EdTech-компаний России (РБК) и вошел в топ-100 лучших EdTech-компаний России и СНГ (HolonIQ). За 5,5 лет мероприятия посетили более 1,4 млн человек. Обучение по программам прошли более 400 тысяч предпринимателей. Активные бизнес-сообщества Like Центра открыты в 163 городах России и СНГ.
На одном из бизнес-курсов участники распределяются по командам от 6 до 10 человек, назначается Лидер команды, команды распределяются между Трекерами для мониторинга результатов и помощи в прохождении курса.
В связи с ростом количества участников, одновременно проходящих курс, возникла необходимость в изменении подхода к распределению участников на команды для сокращения затрат времени на этот процесс.
В ходе анализа ситуации была предложена реализация на Битрикс24 как на гибком и интегрируемом с другими системами инструменте.
В рамках разработки технического задания была создана карта процесса в нотации BPMN 2.0.
В компании существовал чат-бот Telegram, который являлся основным источником уведомлений и поддержки, а также собирал данные об участниках через анкетирование.
Было принято решение создать интеграцию с приложением чат-бота и забирать в Битрикс24 данные об участниках. При заполнении данных в чат-боте после определенного этапа данные передаются в Битрикс24, создается карточка контакта и карточка распределения в воронке сделок.
Распределение на команды происходит по сфере деятельности участника. Также учитывается город, уровень дохода и наличие бизнеса.
Карточки распределения попадают ответственному за сферу деятельности. Для ответственного настроено списочное отображение сделок, в котором он видит необходимые параметры.
На списках Битрикс24 создан алгоритм, который упаковывает команды по достижению определенного количества человек и распределяет команды равномерно по Трекерам. В этот список карточка распределения автоматически попадает после того, как ответственный за направление переводит ее в стадию «Распределение». При достижении необходимого количества человек алгоритм создает команду (карточку Компании в Битрикс24), добавляет в нее участников и переводит все карточки распределения этих участников в конечную стадию «В команде».
Также в карточке распределения создана функция создания неполной команды (в случае, если участников не хватает), а также функция добавления участника в неполную команду (в случае, когда участник заходит на обучение после основного потока распределения по командам).
В случае, если участник решает прекратить обучение, в команде создана функция исключения участника — отмеченный участник удаляется из команды, команда помечается как неполная для возможности добавления других участников, а карточка распределения переводится в стадию «Выбыл». С функцией исключения участника из команды работает Трекер.
Настроены права доступа к участникам, каждый Трекер видит только свои команды и участников. Права доступа изменяются системой автоматически в зависимости от выбранного Трекера.
Вся работа с распределением по сути сосредоточена только в карточке распределения (Сделки Битрикс24) и заключается в переводе сделки в стадию «Распределение». В списочном представлении это происходит в один клик мышкой на нужной стадии.
Созданный алгоритм распределения состоит в общем из 25 бизнес-процессов, находящихся в Сделках, Контактах, Компаниях и Списках.
Наше решение позволило сократить время распределения с недели (в среднем) до четырех часов, и это при том, что количество участников, одновременно проходящих курс, увеличилось более чем в 2 раза и максимально составляло 3500 человек. При этом мы сократили количество человек, участвующих в распределении, с 15 до 3. Также, мы смогли сохранить аналитический подход к распределению и решение о том, какие участники в какой команде окажутся, по прежнему принимается ответственными по каждому участнику.
Был создан журнал распределения, в котором отражаются по каждому Трекеру:
- количество команд
- количество человек
- ссылки на карточки команд
Также, настроена аналитика по распределению:
- количество человек по стадиям
- Количество выбывших
- Среднее время нахождения участника в воронке до распределения в команду
Была создана CRM форма для контроля посещения дополнительных занятий.
Создание платформы учебного проекта для ЧУ "Диалог"
Диалог — консалтинговая компания с опытом осуществления крупных обучающих проектов для предпринимателей по всему Казахстану по заказу ЕБРР, Вritish Рetroleum, Shell, Международной Организации Труда. Тренинги, построенные на многолетней консалтинговой практике проводят профессиональные сертифицированные тренера – консультанты, прошедшие обучение в США, Израиле, Германии.
Для проекта «Женщины в микробизнесе» необходима платформа, которая позволит:
- Организовать сбор и обработку заявок от участниц
- Организовать доску объявлений, чат нетворкинга, распределение по группам участниц
- Организовать доступ к учебным материалам курса.
- Своевременно информировать участниц о занятиях и важных событиях
- Упростить коммуникацию с тренерами, организовать запись на консультации к тренерам, получить обратную связь
- Собирать и анализировать данные в ходе обучения по каждой участнице в частности и курсу в целом
Для реализации задач был выбран корпоративный портал Битрикс24.
Создана анкета на базе CRM-формы для регистрации заявки на участие в проекте. На основании полученных данных система автоматически просчитывает итоговую оценку заинтересованности участницы в обучении, распределяет входящие заявки по операторам в зависимости от выбранных критериев.
Участницы приглашаются как Экстранет-пользователи в группу Нетворкинга, далее распределяются по группам обучения. Для удобства информирования участниц о событии, они устанавливают приложение Битрикс24 на смартфон.
В группах обучения публикуется информация о предстоящих событиях, настроен доступ к материалам курса, хранящимся на Диске Битрикс24.
Создана CRM-форма для записи на консультацию к Тренеру после прохождения соответствующего модуля, где участница может выбрать доступное время и тренера (реализовано на бронировании ресурсов Битрикс24).
Создана CRM-форма для оценки консультации Тренера, данные собираются для дальнейшей аналитики.
Подключена система SMS информирования как дополнительный канал коммуникации с участницами.
В течение 6 месяцев наши специалисты ведут проект и решают оперативные вопросы, а также строят аналитические отчеты.
Автоматизация документооборота в одной из нефтяных компаний Казахстана
Клиент обратился к нам, чтобы решить следующие задачи:
- Сократить и в дальнейшем исключить бумажный документооборот в компании
- Сократить время согласования и учета документов
- Исключить возможность движения документов в обход процесса согласования
- Создать базу документов для внешних аудиторов
- Организовать отслеживание истории каждого документа, вне зависимости от того, был он утвержден или нет
- Организовать работу с задачами в компании
Были разработаны и утверждены карты процессов по каждому из 7 основных документов в нотации BPMN 2.0, разработаны шаблоны документов для генерации.
Создано приложение-конструктор документов для бизнес-процессов в живой ленте (активити), который по шаблону будет генерировать документ и заполнять его необходимыми данными.
Особенность конструктора заключается в том, что он имеет возможность вставки в шаблон документа в формате .docx, который прикладывает сотрудник для согласования. Это позволяет сохранить гибкость редактирования документов и максимально упростить работу для конечных пользователей, которые создают документы в привычном для них Word.
Также в конечный документ добавляются факсимиле подписей сотрудников, принимавших участие в согласовании документа. Эти факсимиле хранятся в защищенном разделе Битрикс24 и добавляются самими сотрудниками.
Документ генерируется в формате PDF и прикрепляется к записи в журнале документов. Для генерации используется разработанный шаблон в формате .docx, в который вместо переменных подставляются необходимые значения из процесса согласования.
По сути, на выходе мы получаем скан подписанного и согласованного документа.
Были автоматизированы маршруты документов:
- Согласование внутренних документов (заявки, приказы и т.п.)
- Командировки
- Счета на оплату
- Закуп
- Входящая и исходящая корреспонденция
- Отпуск и отсутствия
- Переработки
Общая схема работы с согласованием:
Сотрудник инициирует согласование в Живой ленте, выбирает необходимый тип документа, выбирает участников согласования и их очередность, прикладывает документ Word, который необходимо согласовать, в зависимости от выбранного документа вводит дополнительные данные и запускает процесс.