Реклама вышла. Клиент доволен. Месяц закрылся. Акт выполненных работ — не готов, потому что не добрались. Счёт — не выставлен, потому что реквизиты надо запросить, а некогда.
Через два месяца руководитель сделала выгрузку и обнаружила: по нескольким клиентам дебиторка вообще не числилась в системе. Работа была сделана. Деньги — нет.
Это был не форс-мажор. Это был режим по умолчанию.
Медиакомпания в Казахстане. Продают рекламу: баннеры, статьи, посты, рубрики в газете, сторис в Instagram. Менеджеры по продажам, трафик-менеджер, которая размещает, и руководитель, которая должна видеть всё целиком.
До внедрения всё это существовало в параллельных мирах. Менеджер продал размещение — записал в Excel или в блокнот. Передал трафик-менеджеру устно или в WhatsApp. Реклама вышла — поставила галочку у себя. Счёт по итогам месяца... зависел от того, не забыл ли кто-нибудь свести концы. К сожалению, забывали.
Проблема не в людях. Цикл «продажа → размещение → деньги» не имел единого места, где он виден целиком.
Почему стандартная CRM здесь не подходит
В медиабизнесе продажа — это не «договорились о цене и закрыли сделку». Это «договорились о том, что в такой-то период выходит такой-то формат на такой-то площадке». Каждое размещение — отдельная единица с датой, статусом и форматом. В конце месяца всё это надо собрать в акт.
Стандартная воронка продаж для этого не годится. Нужен модуль, который знает, что такое медиаплан, что такое публикация, и умеет считать, сколько вышло — и сколько из этого выставлено к оплате.
Мы настроили это через нестандартные объекты Битрикс24.
Как цикл работает сейчас
Менеджер создаёт сделку. В сделке — товары: площадки, форматы, даты. Из этих товаров автоматически создаются медиапланы — по одному на каждую площадку. В каждом медиаплане — публикации с датами и статусами.
Трафик-менеджер видит свою очередь: что ждёт утверждения макета, что готово к размещению, что стоит в работе. Не нужно никому писать, не нужно вести отдельный документ — статусы живут в системе.
ожидает утверждения → ожидает размещения → в работе → запланировано → размещена
В конце месяца АВР формируется автоматически из всех размещённых публикаций за период. Счёт выставляется из Битрикс24 по казахстанскому шаблону. Реквизиты клиента хранятся в карточке — просить заново не нужно.
Лицевой счёт клиента
Это была самая важная часть проекта.
В карточке каждой компании — четыре цифры: Израсходовано, Выставлено, Оплачено, Баланс. В любой момент видно: реклама на 800 000 тенге вышла, счёт выставлен, оплачено 500 000, задолженность — 300 000.
Раньше это нужно было собирать руками из нескольких источников, которые ещё и не совпадали между собой. Руководитель перестала задавать вопрос «кто нам ещё должен» — потому что ответ теперь всегда перед глазами.
Медиабизнес в Казахстане до сих пор в основном живёт в Excel и мессенджерах. Не потому что люди плохие или ленивые — стандартные CRM просто не заточены под специфику размещений, медиапланов и актов. Под это нужно строить отдельную логику. Не сложную — но именно под задачу.
Если у вас похожий процесс — напишите. Разберёмся, где у вас цикл разрывается.